Het congres als communicatie-instrument

Klaas Taselaar, doorgewinterd programmamaker van congressen en associé van ons kantoor, schetst de stormachtige ontwikkeling van zijn metier: ‘Wat bleef was de boodschap’. En het congres: ‘Juist in het digitale tijdperk neemt de behoefte om elkaar live te ontmoeten en te spreken alleen maar toe. Kennisoverdracht en kennisuitwisseling staan centraal. Het congres als communicatie-instrument blijft zijn waarde iedere keer weer bewijzen’.

Tot in het begin van de tachtiger jaren van de vorige eeuw was het congres het domein van homogene gezelschappen. Dokters, notarissen, advocaten en leraren organiseerden jaarlijks een congres waar de laatste stand van zaken werd besproken. In de tweede helft van de tachtiger jaren waaide uit Scandinavië het congres als ontmoetingsplaats voor meerdere doelgroepen over. Dit had alles te maken met de zoektocht die de modernisering van de economie met zich meebracht.

Alles veranderde in korte tijd en dat maakte intensieve communicatie tussen doelgroepen noodzakelijk. Wetgeving werd aangepast, de industrie veranderde snel, personeelsbeleid werd HR en de informatiesamenleving deed zijn intrede. Niemand wist precies hoe het verder moest en congresorganisatoren namen het initiatief en zorgden voor kennisoverdracht en kennisuitwisseling op één dag. Vorm volgde inhoud en het moderne congres was geboren.

Een variant was het congres als communicatie-instrument. Opdrachtgevers zochten congresorganisatoren op om een congres te organiseren voor door hen geselecteerde doelgroepen. Ook die variant was zeer succesvol. Geen reclameboodschappen, maar het creëren van een platform, waar uiteraard de opdrachtgever een prominente rol kreeg. Vaak investeerden opdrachtgevers ook in de vorm. Het congres kreeg meer het karakter van een event.

Wat bleef was de boodschap. Of de opdrachtgever nu de overheid was, een onderneming of een brancheorganisatie, de inhoudelijke drive bleef de motor. Een mooi voorbeeld vind ik nog altijd de communicatie rond de Crisis- en herstelwet. Tien jaar geleden geboren in de economische crisis na 2008. Om de bouw- en infrasector te stimuleren nam premier Balkenende het initiatief voor de Crisis- en herstelwet. Doel: de bouwprocessen versnellen. Ondanks scepsis in het parlement waar traditioneel zeer wordt gehecht aan zorgvuldigheid in de ruimtelijke ordening, werd de wet aangenomen en konden we in 2010 aan de slag.

Het departement belde op vrijdagmiddag of ik binnen een maand vier maanden regionale bijeenkomsten kon organiseren en of ik dat maandag kon komen bespreken. Zo gezegd zo gedaan. Ook marktpartijen werden erbij betrokken, hoogleraren, juristen en adviesbureaus. Ondanks Koninginnedag en meivakantie lukte het om de bijeenkomsten voor elkaar te boksen. De belangstelling was groot. Iedereen was nieuwsgierig naar de boodschap. Hoe moest de versoepeling in de dichtgetimmerde wetgeving vorm worden gegeven? En wie gingen de uitdaging aan om hier op lokaal niveau mee te gaan experimenteren?

De Crisis- en herstelwet is een groot succes geworden en gaat binnenkort op in de nieuwe Omgevingswet. De vier bijeenkomsten werden jaarcongressen waar alle betrokken doelgroepen elkaar ontmoetten en uitleg gaven over de resultaten in de experimenten. Volgend jaar vieren we 10 jaar Crisis- en herstelwet.

Met de projectleider hebben we het nog vaak over de doelmatigheid van de bijeenkomsten. Juist in het digitale tijdperk neemt de behoefte om elkaar live te ontmoeten en te spreken alleen maar toe. Kennisoverdracht en kennisuitwisseling staan centraal. Het congres als communicatie-instrument blijft zijn waarde iedere keer weer bewijzen.